福建中医药大学学生档案管理暂行办法

(日期: 2014-06-07)

福建中医药大学学生档案管理暂行办法
 
 
各学院(部),各处(室),各直属机构,各附属单位:
   为了推进学生档案管理工作的规范化、制度化,根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关学生档案管理工作的政策规定,结合我校实际情况,特制定本办法。
 
第一章 总 则
 
   第一条学生档案管理工作要坚持维护真实性和完整性的工作方针,实行统一管理,严守秘密的保管办法。
第二条 本办法档案管理的范围是我校根据国家计划招收的全日制普通高等教育的本、专科学生以及硕士、博士研究生。成人教育学院、海外教育学院、独立学院学生的档案管理,有关部门可参照本办法执行。
 
第二章 材料的收集
 
  第三条  学生工作处负责学生档案的各项日常管理工作,各学院(部)及有关部门根据本单位职责范围负责归档材料收集工作。
  第四条学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容:
1、学生入学材料:包括高中阶段档案等;
  2、学习成绩材料:《福建中医药大学毕业生学籍总表》;
  3、毕业鉴定材料:《高等学校毕业生登记表》、《毕业生体检表》;
  4、就业材料:《普通高等学校毕业生就业报到通知书》存根;
  5、奖励证明材料:因表现突出获得的学院(部)、校级及校级以上等奖励材料(包括三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干、优秀毕业生、专项奖学金等);
  6、违纪处分材料:因违反校规、校纪,触犯国家法律等行为被处理的各类处分材料;
  7、组织发展材料:因加入中国共产党、共青团或民主党派的相应组织审批材料;
  8、学籍变动材料:因休学、退学、转学、出国或死亡等原因引起的学籍变动相关证明材料;
  9、贷款材料:学生诚信档案卡
10、其他供组织人事部门参考的应当归档的材料。
 
第三章 归档要求
 
  第五条所有归档材料必须是有关手续办理完毕的最终材料。
  第六条归档材料必须完整、真实。个人文字材料必须有本人签字,凡材料规定由有关部门审查盖章的,相关部门必须加盖公章;
  第七条上交归档材料前,有关单位应标明学号,并按学号顺序由小到大排列。归档材料交接时,交接双方经办人经核对无误后履行签字手续,并注明单位及时间。
  第八条各类材料只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写,文字要清晰。
  第九条如归档材料不符合归档要求,档案接收部门有权退回,由送交单位按要求重新组织办理。
 
第四章 档案的查阅
 
  第十条因工作需要,以下人员可查阅学生档案:
  1、校领导;
  2、与学生管理有关的职能部门负责人或具体经办人;
  3、各学院(部)党政主要负责人和分管学生工作的党政负责人、学生辅导员或班主任(仅限查阅本学院(部)的学生档案);
  4、校外单位人事部门。
  其他人员未经批准,不得借阅学生档案。
第十一条  本校查阅档案者,必须填写《福建中医药大学查阅学生档案申请表》(附件一,学生工作处网页下载),写明查阅档案的理由及部门意见(盖章);校外档案查阅人必须持有查档人所在单位出具的查档介绍信,按规定履行查阅登记手续,并注明查阅事由。查阅学生档案,原则上采取预约制,由学生工作处根据查档申请情况合理安排查档时间。
第十二条  发展学生党员查阅档案,查阅人必须为两名中共正式党员;档案查阅后按规定格式填写《福建中医药大学学生档案查阅内容核实单》。(附件二,学生工作处网页下载)
 
第五章 档案的转递
 
  第十三条档案的转递由学生工作处负责统一办理。转递工作原则上必须通过机要局进行,不得由学生本人自带,必要时,学校可派专人送取。
  第十四条档案的邮寄一律只能寄往相应的档案接收部门。具体规定如下:
1、因毕业离校,毕业生档案按照当年福建省及福建中医药大学毕业生就业档案的有关政策转递。
2、因转学离校的档案寄往学生转入院校。
3、申请自动退学的新生,其档案退回生源地招生管理部门;不按规定的时间报到入学或经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生,其档案退回生源地招生管理部门。
4、因退学、开除学籍、出国离校或死亡的学生档案寄往生源地人事管理部门或人事部门所属的人才中介机构。其中办理出国手续时申请保留学籍的学生,其档案可暂存学校一年,保管期满按规定寄发。
  第十五条学生工作处在转递档案前,必须检查归档材料是否到位,保证档案的完整,如材料不全,应敦促相关部门及时上交;收到归档材料后,应及时装入学生档案袋,经严格审查清理无误后,由经办人密封、盖章。
  第十六条学生工作处在转递档案时,必须有专人负责办理档案转递登记手续。对转入的档案,经核对无误后由经办人将回执签名盖章后及时寄往发档单位;转出档案时,要组织填写《档案转递通知单》和《机要文件交寄单》;校内部门交接档案,必须填写《档案内部转递通知单》。
  第十七条档案交由机要部门传递后,学生工作处负责档案的查询工作。离校学生要主动向档案接收单位查询档案,如发现档案未到,应及时告知学校,自档案寄发之日起一年以内由学校负责查询,逾期不予受理。
 
第六章 纪律要求
 
  第十八条任何人查阅档案时,必须严格遵守阅档规定,严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。
  第十九条任何人查阅档案时,必须严格遵守保密制度,不得泄露或擅自向外公布档案内容。因工作需要须摘记档案内容时,应经管理部门同意,并履行登记手续,摘记材料要妥善保管,不得随便乱放。
第二十条 档案原则上只能在学生档案室查阅。
第二十一条 未经批准,任何单位不得私自扣留应归档材料。任何单位或个人无权截留或扣发按规定转递的学生档案。
  第二十二条档案材料的提供部门应按规定的时间和要求上交归档材料,如因归档不及时或不符合要求给学生带来不利影响,视情节追究有关人员责任。
  第二十三条档案管理人员要根据档案管理规定开展各项工作,如利用职务之便不按规定操作,由其主管部门视情节追究责任,情节严重构成犯罪的,依法追究其刑事责任。
 
第七章 附 则
 
  第二十四条本办法由学生工作处负责解释。
第二十五条 本办法自发布之日起执行。

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